Sudah genap 2 tahun aku menjadi secretary. Bukan yang berpenampilan sexy atau menjadi simpanan seperti kebanyakan cerita. Aapakah secretary HARUS dari bidang atau lulusan akademi secretary ? jawabannya TIDAK. Lalu apakah semua bisa semudah itu menjadi secretary ? Jawabannya adalah TIDAK juga.
Kenapa ?
Yuk simak pengalaman aku menjadi secretary.
Berawal dari tawaran untuk menjadi secretary CEO Rumah Sakit untuk di Bandung cukup menarik walaupun bener-bener gak kebayang apa yang mau dikerjain nantinya. Waktu interview juga bemodal cerita masa lalu yang sudah pernah dilewati selama kuliah mapun di bangku sekolah.
Padahal dari dulu setiap ada kegiatan organisasi daripada jadi secretary memnding jadi ketua sekalian, karena aku bukan tipe anak yang detail, pelupa, dan bener-bener ngerasa gak rapih.
Singkat cerita aku keterima menjadi secretary CEO.
Aku secretary yang menitikberatkan tenaga dan pikiran sebagai modal utama bukan paras bahkan penampilan aku biasa aja, pake lipstick kalau inget, pake heels kalau lagi ada acara resmi dan besar.
Seminggu pertama dikasih tugas merapihkan administrasi untuk persiapak pembukaan Rumah Sakit.
Di minggu ke 2 ada salah satu secretary direktur di Corporate mau resign dan aku diminta buat menggantikan posisinya, katanya sih "sementara", ya sementara 2 tahun sampai saat ini. Jadi setelah saat itu aku handle 2 Direktur. yang satu CEO dan satunya COO Perusahaan.
Kemudian apa aja sih yang aku kerjain :
1. Filling document - itu udah hal pasti yang dilakukan secretary, file perusahaan sampai file pribadi bos-bos.
2. Menerima segala dokumen masuk termasuk surat maupun tagihan dari vendor-vendor untuk proyek perusahaan - kebebtulan COO ini membawahi seluruh proyek yang sedang di buat oleh Perusahaan.
3. Tracking document - Mulai dari membuat document keluar atau surat harus yakin bahwa document tersebut sampai sesuai tujuan dan bahkan aku juga buat Payment Request untuk setiap pembayaran seluruh vendor dari setiap proyek yang sedang berjalan, bener-bener harus di tracking sampe akhirnya terealisasi utnuk dibayarkan.
4. Business travel - HAL WAJIB yang harus bisa dilakukan setiap secretary mulai dari pesen hotel atau pesawat dalam dan luar negeri itu harus bisa cepet memutuskan mana yang cocok dan pantes untuk BOS
5. Managing schedule - Semua schedule bos aku yang pegang harus bisa rapih dalam arrange meeting harus jeli dari segi lokasi sampe memahami mana prioritas mana yang masih bisa ditunda, Setelah itu harus disampaiakn setiap harinya untuk reminder.
6. Recheck document - Sebelum bos-bos aku sign aku selalu melakukan recheck dulu jangan sampai beliau-beliau sign di document yang belum layak atau masih ada kekeliruan. (resikonya di jutekin sama divisi yang mengajukan karena menyita waktu mereka, tapi itu tugas yang harus dijalankan)
7. Harus mampu berkomunikasi baik dengan rekanan bos-bos, dan mampu menjamu dengan baik seperti menyiapkan segala yang dibutuhkan misalnya penginapan, atau bahkan sampe penjemputan maupun pengantaran.
8. Mengelola email bos-bos - tidak setiap waktu beliau beliau bisa membuka isi email, apabila ada yang urgent dan penting harus bisa siaga menyampaikan informasi tersebut.
9. Harus tau restaurant yang baik untuk dikunjungi, dijadikan tempat meeting, dan memiliki cita yang sangat baik.
10. Harus inget takaran kopi setiap direktur BOD kalau minta dibuatin kopi punya request kopi yang beda-beda.
11. Mampu dengan cepat beradaptasi dengan tugas yang diperintahkan. - Jujur ini yang paling berat karena harus bisa mengikuti situasi kondisi, hal baru yang pernah aku kerjain :
a. Mengumpulkan design landscape dengan tanaman yang di padupadankan sesuai jenis juga warnanya untuk dijadikan bahan meeting dengan vendor.
b. Mempelajari Healthcare Industry untuk menyajikan data yang dibutuhkan.
c. Terpapar maupun sedikit terlibat dalam pengurusan ijin pembangunan Rumah Sakit.
d. Terlibat dalam membuat budget bulanan untuk seluruh proyek yang sedang berjalan, lumayan belajar dari segi finance.
e. Berdiskusi langsung dengan para dokter spesialis yang sebelumnya aku harus baca baca regulasi tentang kedokteran supaya kalau diajak ngobrol nyambung.
f. Membuat presentasi project untuk dibawakan oleh Drektur Project, sedikit banyak aku jadi tau masalah konstruksi maupun konsultan.
g. Pokonya aku selalu mau belajar dan setiap company yang mau bertemu dengan atasan aku, aku selalu memintakan company profile dan bahan untuk meeting sehingga saat ditanya oleh bos bisa tau latar belakang hingga maksud dan tujuan company tersebut kenapa mau ketemu sama bos aku.
h. Harus mau membantu keluarga nya bos jura ( re: anaknya / istrinya)
dan masih banyak lagiiiiiiiiiiiiiii....
Sebenernya seberjalannya waktu aku hingga saat ini aku ada handle lagi beberapa direktur lainnya.
Tapi plusnya adalah aku memiliki banyak ilmu dari segala bidang, siapa tau suatu hari nanti bisa kepake dan aku jadi punya banyak link siapa tau nanti aku ada butuh bisa dibantu juga sama mereka-mereka yang aku bantu.
Sampai akhirnya hal-hal positive yang melekat dalam diri aku :
1. Disiplin waktu
2. Detail
3. Inisiatif
4. Gerak cepat dalam menyelesaikan apapun
5. Berwawasan luas hingga berani mengemukakan pendapat.
Hal negativenya adalah :
1. Keasikan kerja kadang suka lupa sama kegiatan-kegiatan "me time"
2. Tidak ada hari libur dari hp
Kegiatan rutin Senin-Jumat:
- Bangun pagi : reminder schedule
- Nyampe kantor: berein ruangan bos baru ke meja sendiri
- Jam makan siang : Liat kondisi bisa ditinggal makan apa harus makan ditempat
- Jam kerja: lari sana-sini nyiapin ruangan meeting atau ngerjain tugas bos lainnya
- Jam pulang kantor : Cuma bisa say bye ke orang orang yang pulang tepat waktu. Baru bisa pulang kalau kerjaan harian udah selesai.
- Sebelum tidur : Buka chat whatsapp memastikan tidak ada chat bos yang belum di bales dan kadang bahas schedule dulu.
Kehidupan masih terus bejalan, aku juga belum tau sampai kapan aku jadi secretary.
Cuman yang pasti skenario kehidupan dibuat oleh Sang Pencipta sehingga aku percaya semua akan baik-baik saja dan tentu selalu ada makna dari setiap perjalanan hidup.
Sebelumnya aku gak pernah kebayang jadi secretary, apalagi tahun-tahun mendatang aku cukup menantikan hal baru apa yang akan aku jalani.
Sekian, semoga bermanfaat..
Terimakasih sudah membaca.
Comments
Post a Comment